Третейский судья ТНК-ВР
Деятельность конфликтных комиссий помогает выстроить диалог между нефтяниками и их подрядчиками
В конце 2010 года нефтегазодобывающая компания ТНК-ВР создала в своей структуре новый орган – конфликтные комиссии, задачей которых стало рассмотрение и принятие решений по жалобам подрядных организаций. Этот третейский судья должен был вскрыть проблемы в построении диалога между заказчиком и подрядчиком, чтобы сделать процесс закупки товаров и услуг в компании более открытым и понятным.
Удалось ли это сделать, в интервью газете «Тюменская область сегодня» рассказала секретарь Сибирской конфликтной комиссии ТНК-ВР Анастасия Лескина.
– Когда была образована и начала свою работу Сибирская конфликтная комиссия и какие регионы входят в ее зону ответственности?
– Сибирская конфликтная комиссия (СКК) начала свою работу с 1 декабря 2010 года, а установочное заседание состоялось 17 декабря.
Первый вопрос, который возник после принятия решения о создании комиссий – как территориально разделить функционал. Дело в том, что подрядчик (поставщик), зарегистрированный в Тюмени, может участвовать в тендере, который проводится в Москве, для нужд, например, ОАО «ТНК-Нижневартовск».
В итоге было принято решение территориальную подведомственность делить по местонахождению дочерних обществ или других структур компании, которые непосредственно проводят тендер. Так, в зону ответственности СКК входят жалобы на тендеры, проводимые ЦДО «Роспан Интернешнл» (ЯНАО, Красноярский край), ОАО «Верхнечонск-нефтегаз» (Иркутская область) и ЦДО «ТНК-Уват» (Тюменская и Новосибирская области). Вместе с тем еще раз хочу обратить внимание на то, что заявитель может иметь принадлежность к любому региону России или быть иностранной организацией.
– Специалисты по каким направлениям деятельности входят в состав СКК?
– В ее состав входит представитель службы правового обеспечения бизнеса, представитель управления контроля соблюдения процедур контрактования и представитель службы внут-реннего аудита, председатель комиссии – директор филиала «ТНК-ВР Сибирь» в Тюмени Олег Леонидович Чемезов. Такой состав определен исходя из соображений независимости и разностороннего подхода. Объективность обеспечивается благодаря тому, что члены комиссии независимы от дочерних обществ, тендеры которых служат предметом разбирательств.
Специфика профессиональной деятельности каждого из членов комиссии в совокупности позволяет обеспечить комплексный подход при принятии решений. Вместе с тем практика рассмотрения первых жалоб выявила необходимость привлечения к работе комиссии представителя службы безопасности и представителя управления системой снабжения, непосредственно занимающегося работой по подготовке и проведению тендеров – теперь они участвуют в работе СКК в качестве приглашенных экспертов. Безусловно, для освещения хода и итогов деятельности СКК на каждом заседании присутствуют представители PR-службы.
– Сколько жалоб рассмотрено на сегодняшний день СКК и проводился ли их анализ?
– На данный момент рассмот-рено 18 жалоб. Считаю, что материала для выявления каких-то закономерностей пока недостаточно. Можно сказать только, что рассматривались жалобы в отношении всех трех дочерних обществ, при этом по каждому из них были приняты решения как в пользу подрядчика, так и в пользу компании. Что касается тематики жалоб, то однозначный вывод, который можно сделать, – их подавляющее большинство связано с процессом выбора контрагента, при этом предмет жалоб различный: проигрыш при минимальном ценовом предложении, неправомерный недопуск к коммерческим переговорам и т.д. На данный момент соотношение решений в пользу заявителя /в пользу компании – 7 к 10. По одной жалобе рассмотрение прекращено в связи с отзывом ее заявителем.
– Чем работа СКК помогает работе ТНК-ВР и подрядчикам? Как обе стороны могут использовать эту структуру?
– Для компании важно сделать прозрачной процедуру выбора подрядчиков в дочерних обществах. Деятельность КК – один из элементов этого механизма. Конечно, с помощью комиссии невозможно навести полный порядок во всей системе контрактования, но это инструмент, который помогает выявить «узкие места» и создать прецеденты.
Так, по имеющимся итогам работы СКК уже есть случаи отмены результатов тендеров или приостановки для нового проведения в связи с обоснованными жалобами. Думаю, в дальнейшем выявленных ошибок дочерние общества допускать уже не будут. И напротив, были случаи, когда заявитель безуспешно пытался использовать СКК как инструмент недобросовестной конкуренции – это тоже результат, подрядчики видят, что подавать жалобы необходимо добросовестно, иное бессмысленно.
Вместе с тем, конечно, не все гладко. В нашей стране вообще считается дурным тоном подавать на кого-то жалобы: зачастую подрядчики звонят и устно рассказывают о той или иной неправомерной, по их мнению, ситуации, но на предложение оформить все письменно в адрес СКК отказываются, боятся «испортить отношения» с компанией. Мы стараемся максимально направить такие звонки в русло официальных обращений в комиссию, это одна из основных задач, поскольку, разобравшись по существу жалобы, и компания, и заявитель получают объективную информацию, имело ли место нарушение или заявитель добросовестно заблуждался.
Надо сказать, что у нас есть еще одна площадка «бесконфликтного характера» для непосредственного общения с контрагентами. Это Сибирский региональный совет по взаимодействию с поставщиками и подрядчиками ОАО «ТНК-ВР Менеджмент». Его задача состоит в том, чтобы на основе вопросов и предложений со стороны предприятий и встречной информации компании внести взаимоприемлемые изменения в процедуры и практику ТНК-ВР, которые бы пошли на пользу всем участникам процесса контрактования. Есть случаи, когда потенциальные жалобы получили свое разрешение в ходе обсуждения на региональном совете.
– Произошли ли какие-либо изменения в работе КК начиная с первого заседания?
– Одним из принципиальных изменений стало решение, принятое в конце 2011 года, о необходимости выплаты компенсации заявителям, чьи жалобы были признаны обоснованными. Компенсация может выражаться в получении дополнительных объемов по договорам с компанией или других преференциях. Пока практика применения компенсации небольшая, а в денежном выражении ее вообще нет, и как раз в настоящий момент мы прорабатываем механизм выплаты денежной компенсации по итогам рассмотрения одной из последних жалоб.
Другие изменения носят в большей степени технический характер – нарабатываем опыт рассмотрения жалоб, вместе с чем постепенно «шлифуется» механизм работы комиссии. Изначально на бумаге всего не предусмотришь, это рабочий процесс.
– Какая информация обычно содержится в ответе подрядчику, подавшему жалобу, если решение принято не в его пользу? Удовлетворяются ли этими ответами подрядные организации?
– Мы всегда направляем заявителю выписку из протокола заседания, касающуюся его жалобы, так сказать, без купюр. Заявитель видит всю логику принятия решения. Зачастую решения комиссии требуют дальнейшего контроля их исполнения, при необходимости итоговую информацию мы также доводим до сведения заявителя.
Что касается удовлетворенности заявителей, взяли за правило в своих ответах об этом спрашивать. Просим также дать предложения, если есть негатив. Часть заявителей дает обратную связь, часть – нет. Сейчас оцениваем статистику таких «нет», возможно, примем решение дополнительно обзванивать заявителей, если отсутствие обратной связи будет превалировать.
– Какие основные проблемы во взаимодействии ТНК-ВР и подрядных организаций были подняты благодаря деятельности СКК?
– Сложно ранжировать проблемы на основные и неосновные. Могу сказать, что ряд проблем действительно был выявлен и частично уже решен.
Так, почти сразу после начала работы СКК вскрылся вопрос о слабой информированности участников тендеров о результатах их участия. Например, контрагенту пишут, что он не прошел предквалификацию, но не пишут, по каким конкретно парамет-рам. А надо понимать, что наша система предквалификации довольно специфична в части как видов сделок, так и порядка ее прохождения. Естественно, отказ вызывает недопонимание со стороны контрагента, ведь он уже делал для ТНК-ВР подобную, как ему кажется, работу. В этой ситуации помогла специфика СКК, под компетенцию которой подпадают три разных дочерних общества с разной степенью отточенности технических вопросов в тендерных процедурах, – мы синхронизировали практику ответов, сделав их в достаточной степени развернутыми.
Еще одной из выявленных проблем стала недостаточная документальная основа решений о выборе победителя по тендеру. А именно: участник проходит предквалификацию и техническую оценку, допускается к коммерческим переговорам (собственно тендеру) и на этапе, когда его цена минимальна, вдруг выясняется, что к нему есть претензии по ранее действовавшим договорам. При этом претензии необходимого документального оформления не имеют, в лучшем случае официальная претензионная работа начинается параллельно с проведением тендера. По таким случаям мы дали рекомендации более внимательно относиться к документальному обоснованию принимаемых решений, особенно когда речь идет о выборе победителя не по минимальной цене.
– Происходит ли обобщение информации и опыта конфликтных комиссий ТНК-ВР?
– Да, мы даже создали внутри компании сетевой ресурс, на котором консолидирована информация по жалобам всех КК ТНК-ВР. Информация обновляется в режиме on-line. Это очень удобно – всегда можно посмотреть, как обстоят дела у соседей, предметно посоветоваться. Всегда под рукой актуальная информация, не нужно делать дополнительных отчетных документов.
Над вопросом обобщения опыта тоже думаем, даже дочерние общества высказывали пожелание получать такую информацию. Но пока этого опыта недостаточно для системных выводов, рекомендаций – по каждому случаю есть столько разных нюансов, что даже при внешне одинаковой фабуле дела решения могут быть диаметрально противоположными. Как уже говорила ранее, точно можно сказать только одно: основной повод для жалоб – это процесс выбора.
– Что нужно изменить в работе КК, чтобы их деятельность стала еще более эффективной?
– Вопрос непростой, особенно если его применять ко всем КК сразу. Думаю, общего «рецепта счастья» тут вообще нет.
Применительно к СКК могу сказать, что сейчас мы более плотно работаем над обратной связью с заявителями и выработкой механизма компенсации по обоснованным жалобам.
Что касается эффективности внутри компании, когда идет рассмотрение жалобы на уровне СКК – дочернее общество, то мы в достаточной мере эффективны: если чувствуем, что нужно «копать глубже», – привлекаем внутренний аудит и службу безопасности, если предмет тендера специфичен – спрашиваем мнение эксперта. Здесь есть свои сложности, например, отдаленность территорий (Иркутск, Новый Уренгой) зачастую затягивает процесс рассмотрения жалобы, особенно если требуется что-то изучить на месте или с кем-то поговорить «с глазу на глаз». Но это объективные вещи, плодить комиссии, раздробив их по регионам, было бы неправильно.
Уверена, дальнейший опыт работы Сибирской конфликтной комиссии покажет, что необходимо менять, и мы, безусловно, будем это делать, поскольку работа комиссии сама по себе как процесс никому не нужна, важен результат.
